Wanneer je kiest voor de rol van concessieverlener, zoek je een partij die in de beste prijs-kwaliteitsverhouding het warmtenet gaat aanleggen en/of exploiteren. In dit proces moet je als overheid de potentiële partijen hetzelfde behandelen en duidelijke informatie geven over de aanbesteding.
Zo kun je starten met een marktconsultatie om een optimale uitvraag uit te stellen. Door een of meerdere marktconsultaties te organiseren, kun je zicht krijgen op de kennis en kunde van de partijen die je nodig hebt voor de aanleg van het net. Ook kun je erachter komen onder welke voorwaarden zij het interessant zouden vinden om het net aan te leggen. Zijn er meerdere partijen geïnteresseerd om het net aan te leggen in het door jou bedachte verzorgingsgebied? Zijn hun voorwaarden in lijn met de publieke waarden? Zo niet, wat voor voorwaarden zouden zij graag zien, en vind je dit als gemeente schappelijke voorwaarden?
Aan de marktconsultatie zijn geen specifieke eisen gesteld. Je kunt dus zelf kiezen hoe je de interactie met marktpartijen vormgeeft, voorafgaand aan de aanbesteding. Dat wil niet zeggen dat er helemaal geen regels zijn. Een marktconsultatie moet altijd open, eerlijk en transparant zijn. Geen enkele marktpartij mag een voorsprong of nadeel krijgen ten opzichte van zijn concurrenten door deelname aan de marktconsultatie. De uitkomsten en kennis die je opdoet door de consultatie, dienen daarom (wellicht geanonimiseerd) openbaar gepubliceerd te worden bij de uiteindelijke aankondiging van de concessie. En ook hierbij de tip, ga niet in dit stadium al toezeggingen doen of deals sluiten.
De informatie uit de marktverkenning en marktconsultatie kun je gebruiken om nog één keer naar je rolkeuze te kijken. Zijn er partijen die onder de gemeentelijke voorwaarden het net willen aanleggen en exploiteren? Of lijkt er maar één partij te zijn? Of lijkt de interesse er niet te zijn? Op basis van deze informatie kun je bedenken of een andere rolkeuze (zoals het eigen warmtebedrijf) niet meer voor de hand ligt, of dat je in de concessie additionele voorwaarden, zoals een publiek aandeelhouderschap, wil opnemen om de concessie aantrekkelijker te maken.
Meer informatie over de marktconsultatie vind je in de Handreiking Marktconsultatie van PIANOo.
De aanbestedingsprocedure
Hoewel de vorige stappen allemaal invloed uitoefenen op de procedure, begint pas nu de aanbestedingsprocedure. Hoe je je procedure vormgeeft is afhankelijk van je casus, al blijft het cruciaal dat deze open en transparant is. Een transparante procedure wil niet zeggen dat er sprake is van een competitieve gunning. In de praktijk zijn er nauwelijks voorbeelden waarbij meerdere gegadigden zich melden voor een concessie met aansluitplicht in de bestaande bouw.
Als je immers concludeert dat er maar één partij geïnteresseerd is in de aanleg van het net onder de publieke voorwaarden, kun je op Tenderned publiceren dat je van plan bent de onderhandelingen te starten met bedrijf X over de concessie onder X-voorwaarden. Hierbij refereer je dan aan de openbaar gepubliceerde uitkomsten van de marktconsultatie. Cruciaal hierbij is dat alle informatie die je met bedrijf X hebt besproken of gedeeld, openbaar wordt gemaakt, zodat bedrijf Y eenzelfde analyse kan maken als bedrijf X. Ontvang je hier van de markt geen bezwaar op, dan mag je aannemen dat je een correcte analyse hebt gemaakt. Mocht bedrijf Y toch aangeven wel geïnteresseerd te zijn in de concessie, dan ligt een andersoortige procedure meer voor de hand.
Mocht er sprake zijn van meerdere partijen die geïnteresseerd zijn in de concessie, dan spreken we van een competitieve gunning. Dit kun je op verschillende wijzen doen, zoals de concurrentiegerichte dialoog en het gunnen volgens de beste prijs-kwaliteitverhouding. Meer informatie hierover kun je vinden op innovatiekoffer.nl, hoofdstuk 4 van de Handreiking 'Warmtenetten en het Aanbestedingsrecht’ en de handreiking (opent in PDF) ‘Hoe bepaal je de beste prijs-kwaliteitsverhouding’ van PIANOo. Hierbij is het aan te raden om als gemeente een beoordelingscommissie op te stellen mensen met relevante expertise, maar zonder directe belangen.